Visa Portal adalah “sistem insourcing pengajuan visa” yang memungkinkan siapa pun mengajukan sendiri. Empat belas prosedur — RPTKA, visa kerja (E23), KITAS, keluarga pendamping, sampai kepulangan — dengan panduan bertangkapan layar portal asli dan surat yang dibuat otomatis, sehingga staf yang baru pertama kali pun bisa menjalankannya di dalam perusahaan.
Tenggat diubah menjadi “tanggal mulai” yang dihitung mundur berdasarkan hari kerja, lalu datang sendiri lewat email dan kalender. Tidak ada masa berlaku yang habis “tiba-tiba.”
Tampilan dapat dialihkan antara bahasa Jepang, Inggris, dan Indonesia. Manajer Jepang memantau keseluruhan dalam bahasa Jepang, sementara staf Indonesia yang benar-benar mengetik di portal membaca langkah yang sama dalam bahasa Indonesia. Satu buku panduan yang sama, dibaca setiap orang dalam bahasanya sendiri.
Baik yang memakai agen maupun yang mengurus sendiri, momen yang benar-benar menyulitkan kurang lebih sama.
KITAS maupun RPTKA punya tahapan sebelum pengajuan: menyiapkan dokumen, persetujuan internal, lalu menginput ke sistem. Memakai agen pun butuh waktu — memberi instruksi, menyerahkan berkas, memeriksa hasilnya. Ditambah hari libur nasional dan cuti bersama, hari kerja yang tersisa lebih sedikit dari perkiraan. Lewat dari tenggat, prosedurnya berbeda dan biayanya pun berbeda dari perpanjangan biasa.
Petugas imigrasi kadang datang tanpa pemberitahuan. Yang diminta bukan penjelasan, melainkan dokumen: siapa saja yang bekerja, dengan izin apa, sampai kapan. Menjelaskan dalam bahasa Jepang di tempat bukanlah pilihan, dan menelepon agen pun tidak akan menghadirkan dokumen itu di atas meja saat itu juga.
Nomor paspor, nomor izin, apa yang tahun lalu diajukan ke mana — semuanya ada di PC dan email satu orang. Kalau diserahkan ke agen, semuanya ada di kantor agen. Dua-duanya sama: saat dibutuhkan, tidak ada di tangan perusahaan Anda. Tenggat perpanjangan yang jatuh sebulan setelah penanggung jawab berganti bukan cerita langka.
Semua itu bukan soal ketelitian staf. Ini soal di mana tanggal, formulir, dan catatan disimpan: di kepala satu orang, atau di luar perusahaan.
Daftarkan masa berlaku KITAS, RPTKA, paspor, ITAP, atau izin kunjungan, dan layar menampilkan “tanggal mulai” hasil hitung mundur. Perhitungannya memakai hari kerja dan hari libur nasional Indonesia, sehingga “masih dua bulan lagi” bukan lagi perasaan staf, melainkan tanggal di layar. Yang terlewat tampil merah.
Bedanya dengan pengingat kalender ada pada tanggal itu sendiri. Itu bukan tanggal tenggat — hari kerja yang dibutuhkan prosedur sudah dikurangkan. Saat pemberitahuan tiba, waktunya masih cukup.
Tanggal mulai dikirim lewat email, dan Outlook maupun Google Calendar bisa berlangganan feed-nya — sehingga orang yang tidak pernah membuka aplikasi pun tetap didatangi tenggat.
Kalimat paling berbahaya dalam pengelolaan tenggat adalah “saya kira masih sempat.” Tanggal ini ada agar penilaian itu tidak dipikul satu orang saja.
Paket siap inspeksi adalah lembar cetak dengan bahasa Indonesia di depan dan bahasa Jepang mendampingi. Untuk setiap karyawan asing tercantum jenis izin, nomor, dan masa berlakunya — siap diserahkan langsung ke petugas.
Lembar ini bukan untuk dibuat mendadak, melainkan disiapkan dari awal. Dengan itu, inspeksi menjadi hari untuk merespons. Tanpa itu, menjadi hari untuk mencari-cari.
Dan kami hadir di lokasi. Dukungan darurat paket Standard mencakup pendampingan di tempat — bukan saran lewat telepon, melainkan orang kami berada di ruangan yang sama dengan petugas.
Nomor izin dan masa berlaku semua karyawan asing, dalam satu daftar di satu tempat. Tabel yang Anda pakai sekarang bisa diimpor lewat CSV.
Per kasus: status, tanggal pengajuan, nomor tanda terima, biaya aktual, dan catatan internal. Biaya direkap per tahun, prosedur, dan orang, lalu bisa diekspor ke CSV.
Data dibagikan ke seluruh tim, tersimpan otomatis, dan tampil sama dari ponsel. Saat penanggung jawab berganti, yang diserahterimakan hanyalah akun.
Untuk ke-14 prosedur, semua tahap dari persiapan sampai pengajuan dan pengambilan disusun selangkah demi selangkah. Setiap langkah disertai tangkapan layar portal yang sebenarnya, jadi tidak perlu menebak tombol mana berikutnya. Setiap prosedur tertaut ke daftar dokumen wajib dan formulirnya. Staf Anda cukup memahami data perusahaan sendiri — tidak perlu mempelajari ulang sistemnya. Dibuat dengan asumsi penanggung jawab belum pernah mengurus visa — standar penerimaan internal kami: pemula bisa menuntaskan kasus pertamanya sampai selesai.
Dua puluh dua surat pengajuan atas nama perusahaan dibuat dari data perusahaan yang terdaftar. Ekspor ke Word (.docx) untuk dirapikan sendiri, atau langsung cetak. Ke-30 formulir resmi pemerintah juga bisa diunduh.
Tidak perlu lagi menulis dari nol — atau mencari dokumen tahun lalu hanya untuk mengganti tanggalnya.
Matriks dokumen lintas prosedur, daftar indeks visa (14 jenis), glosarium (37 istilah), FAQ (13 butir), direktori kantor imigrasi, dan pencarian menyeluruh.
“Kasus ini masuk prosedur yang mana?” — terjawab di dalam perusahaan, sejak pertanyaan pertama.
Yang bertambah: memasukkan data perusahaan dan tenggat para TKA.
Yang berkurang: meriset ulang aturan, dan membuat formulir dari nol.
PT LIB MITRA INDONESIA adalah konsultan yang sampai hari ini masih mengurus permohonan untuk klien. Panduan Visa Portal adalah prosedur internal kami untuk pekerjaan itu, dirapikan agar bisa dibaca klien — bukan uraian yang ditulis khusus untuk produk ini.
Kolom yang sering memicu penolakan, dokumen yang diperlakukan berbeda oleh tiap petugas, jam-jam ketika sistem sering tumbang — “titik sandungan” yang biasanya disimpan agen sebagai modal dagang kami tulis apa adanya di langkah terkait. Bukan karena membukanya merugikan kami, melainkan karena menyembunyikannya membuat Anda kehilangan berminggu-minggu saat pengajuan ditolak.
Saat aturan berubah, praktik kami sendiri yang berubah lebih dulu, lalu panduan diperbarui mengikutinya. Setiap panduan mencantumkan tanggal verifikasi terakhir, jadi Anda tahu seberapa mutakhir yang sedang dibaca.
Tim yang menjawab di WhatsApp dan tim yang mengambil alih kasus adalah tim yang sama.
Jika di tengah jalan ada keputusan yang sulit diambil, serahkan kasus itu kepada kami apa adanya. Ringkasan progres ikut berpindah, jadi tidak perlu menjelaskan ulang dari awal.
Prosedur rutin dijalankan sendiri; yang butuh pertimbangan saja diserahkan. Pola kerja itu bisa dijalankan.
Yang disediakan sistem ini adalah prosedur, formulir, dan pengelolaan tenggat. Pemohon tetap perusahaan Anda, dan lingkup tanggung jawab dicantumkan dalam kontrak — mohon baca setidaknya bagian itu sebelum menandatangani.
Tangkapan layar portal asli di semua prosedur — sampai tombol mana yang ditekan berikutnya.
Kolom rawan penolakan, perbedaan antarpetugas — titik sandungan dicatat, bukan disembunyikan.
Standar kami: pemula bisa menuntaskan satu kasus sampai selesai.
Jepang, Inggris, Indonesia — manajer dan pelaksana membaca langkah yang sama dalam bahasanya masing-masing.
22 surat pengajuan dibuat dari data terdaftar — siap diekspor ke Word atau dicetak.
Satu ketukan dari layar prosedur — info langkah yang sedang dibuka ikut terlampir otomatis.
Tanggal mulai dihitung mundur, lalu dikirim lewat email dan ke Outlook / Google Calendar — tanpa membuka aplikasi pun sampai.
Paket Standard mencakup dukungan darurat dengan pendampingan di lokasi — plus paket cetak siap inspeksi.
Pembayaran hanya tahunan di muka. Angka bulanan adalah harga tahunan dibagi dua belas — tidak ada kontrak bulanan.
Gratis · 30 hari
Rp 700.000/bulan
Rp 2.000.000/bulan
Penugasan pengurusan prosedur ditagih per kasus, terpisah dari biaya langganan. Harga anggota adalah tarif yang berlaku bagi perusahaan dengan paket berbayar (Lite / Standard).
| Prosedur | Harga anggota (jasa) | Harga umum |
|---|
Lite kami rekomendasikan untuk perusahaan dengan satu TKA. Dua orang atau lebih, kami rekomendasikan Standard.
Satu TKA berarti satu jalur prosedur. Dua berarti dua, tiga berarti tiga — tenggat yang diawasi dan perpanjangan yang dijalankan bertambah mengikutinya. Dengan dua TKA, Standard setara Rp 1.000.000 per orang per bulan.
Dengan satu TKA pun, pertimbangkan Standard bila Anda tidak ingin inspeksi dihadapi seorang karyawan sendirian, atau pergantian penanggung jawab sudah terlihat. Penanganan darurat dengan pendampingan di lokasi dan pelatihan ulang hanya ada di Standard.
Banyak prosedur di Indonesia tidak selesai dalam 30 hari. Masa uji coba dimaksudkan untuk mendaftarkan tenggat, melihat tanggal mulai, dan menyusun draf langkah serta surat.
Lewat dari 30 hari, akun beralih ke mode baca-saja. Kasus, daftar TKA, tenggat, dan catatan biaya tetap utuh — melihat, mencetak, dan mengekspor tetap bisa. Hanya pembuatan dan penyimpanan data baru yang berhenti.
Data disimpan selama satu tahun setelah uji coba berakhir. Berlangganan dalam masa itu, semuanya terbawa — Anda melanjutkan dari titik terakhir tanpa input ulang.
Sistem ini menyediakan prosedur, formulir, dan pengelolaan tenggat; pemohon tetap perusahaan Anda. Lingkup tanggung jawab dicantumkan dalam kontrak — mohon periksa sebelum menandatangani. Bila sampai pada keputusan yang sulit, serahkan kepada kami dan kami lanjutkan sebagai agen Anda (harga anggota untuk Lite dan Standard).
Untuk sekadar mendata tanggal habis berlaku, memang cukup. Yang dihasilkan produk ini bukan tanggal habis berlaku, melainkan tanggal mulai — dihitung mundur lewat hari kerja dan hari libur. Dan di samping tanggal itu, di layar yang sama: langkah 14 prosedur, 22 surat, 30 formulir. Bedanya, semua yang harus terjadi setelah “aduh, tenggat” ada di satu tempat.
Tampilan bisa dialihkan antara bahasa Jepang, Inggris, dan Indonesia. Manajer Jepang membaca dalam bahasa Jepang; staf Indonesia yang menginput ke portal membaca langkah yang sama dari prosedur yang sama dalam bahasa Indonesia.
Tim visa kami sendiri — orang-orang yang menulis panduan ini. Tim yang mengambil alih kasus pun tim yang sama.
Gratis 30 hari: satu kasus dan maksimal tiga konsultasi WhatsApp.
Hari pertama cukup memasukkan masa berlaku paspor dan KITAS para TKA Anda. Itu saja sudah memunculkan tanggal kapan Anda harus mulai bergerak.
Kalau ternyata tidak cocok, silakan berhenti di situ. Tidak ada biaya selama 30 hari.